“ไคเซ็น” นั้น มีขั้นตอน 3 ระดับ

การดำเนินกิจกรรมการปรับปรุงแบบ “ไคเซ็น” นั้น มีขั้นตอนการดำเนินโครงการด้วยกัน 3 ระดับ คือ

1. การกระตุ้นให้พนักงาน “ตระหนัก” ในปัญหาที่มีอยู่ (Perceptiveness)
ขั้นตอนแรกของการดำเนินโครงการไคเซ็น เราต้องกระตุ้นให้พนักงานคิดก่อนว่า ทุกวันนี้พวกเขาต้องเจอกับปัญหาอะไรบ้าง หรือมีความยากลำบากในการทำงานตรงจุดไหนบ้างหรือไม่ บางครั้งท่านอาจรู้สึกว่าทุกวันนี้ก็ไม่เห็นมีปัญหาอะไรในการทำงานเลย นั่นเป็นเพราะท่านยังไม่ได้ถามพนักงานอย่างจริงจัง หรือบางทีการที่เราต้องเผชิญกับปัญหาเดิมๆ เป็นประจำทุกวัน ทำให้เราเคยชินกับปัญหาและมองข้ามปัญหาเหล่านั้นไป จากคำกล่าวที่ว่า ""ถ้าคุณไม่มีปัญหา ก็ไม่จำเป็นต้องทำไคเซ็น หรือถ้าคุณมีปัญหาแต่ละเลยที่จะใส่ใจ คุณก็จะไม่เกิดการกระตุ้นให้เกิดความคิดในการปรับปรุง""

2. การหาหนทางแก้ปัญหา “อย่างสร้างสรรค์” (Creativeness)


เมื่อตระหนักถึงปัญหาที่มีอยู่แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การให้พนักงานช่วยกัน “ระดมความคิด” เพื่อหาหนทางแก้ไขแบบไคเซ็น ซึ่งก็คือ พยายามใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในการแก้ไขปัญหาโดยเน้นการลงทุนให้น้อยที่สุด หรือเป็นการแก้ปัญหาอย่างค่อยเป็นค่อยไป ไม่ใช่แก้ปัญหาแบบก้าวกระโดด
ในระยะแรกเริ่มของการดำเนินโครงการไคเซ็นส่วนใหญ่พบว่า ข้อเสนอแนะเพื่อการแก้ปัญหามักเป็นการปรับปรุงที่เน้นเรื่องการลงทุนเป็นส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีปัญหาเรื่องกำลังการผลิตต่อวันไม่เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า ก็มักจะมีข้อเสนอแนะให้ซื้อเครื่องจักรตัวใหม่ ที่มีขนาดใหญ่ขึ้นหรือมีกำลังการผลิตมากขึ้น ซึ่งนี่ถือเป็นข้อเสนอแนะแบบก้าวกระโดด (Innovation) และเป็นข้อเสนอแนะที่ต้องใช้การลงทุนสูง
อย่างไรก็ดี สำหรับ “ข้อเสนอแนะแบบไคเซ็น” จะมีลักษณะตรงกันข้าม เช่น อาจมีการเสนอแนะให้ปรับปรุงวิธีการทำงานบางอย่างของเครื่องจักร ตัวอย่างเช่นการปรับตั้งเครื่องจักร (Machine Setup) ซึ่งปัจจุบันต้องใช้เวลาถึง 4 ชั่วโมงในการปรับตั้งเครื่องจักรแต่ละครั้ง แต่ด้วยการเตรียมงานบางส่วนที่สามารถทำได้ก่อน ไม่ต้องรอไปทำตอนที่เครื่องจักรหยุด เช่น การเตรียมอุปกรณ์และเครื่องมือต่างๆ ให้พร้อมก่อนเริ่มทำงาน จะได้ไม่ต้องเสียเวลาเดินไปเดินมาเพื่อหยิบเครื่องมือ หรือเสียเวลาในการหาเครื่องมือ, การวางแผนขั้นตอนการปรับตั้งเครื่องจักรให้รัดกุมขึ้น ฯลฯ
ด้วยวิธีการง่ายๆ และแทบไม่ต้องลงทุนอะไรมากมายเลย แค่เราปรับปรุงวิธีการทำงานบางอย่างของเราเท่านั้น ก็สามารถลดเวลาในการปรับตั้งเครื่องจักร จากที่เคยใช้เวลานานถึง 4 ชั่วโมงให้ลดลงเหลือแค่ 30 นาทีได้ และเวลาที่เหลือ 3 ชั่วโมงกับอีก 30 นาทีก็จะทำให้เรามีกำลังการผลิตเหลือเฟือ โดยไม่จำเป็นต้องไปซื้อเครื่องจักรมาเพิ่มแต่อย่างใด
หลักการสำคัญของการคิดสร้างสรรค์แบบไคเซ็น คือ K-I-S ซึ่งหมายถึง KEEP IT SIMPLE หรือการพยายามคิดหาหนทางในการแก้ปัญหาแบบง่ายๆ อย่าไปคิดให้มันยุ่งยากซับซ้อน เพราะโดยปกติแล้ว การคิดแก้ปัญหาแบบไคเซ็นนั้น เราอาจใช้เพียงแค่สัญชาติญาณบวกกับประสบการณ์ทำงานที่สั่งสมมาก็พอเพียงแล้ว

3. การปฏิบัติอย่างจริงจัง (Implementation)
การปรับปรุงต่างๆ จะไม่มีวันเกิดขึ้นได้เลย ถ้าไม่ได้มีการนำเอาความคิดนั้นๆ ไปปฏิบัติอย่างจริงจัง ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารควรให้ความสนใจต่อ “ผลของความสำเร็จ” ที่เกิดขึ้น และต้องสร้าง “ระบบการจูงใจ” เพื่อกระตุ้นให้พนักงานนำแนวความคิดแบบไคเซ็นไปใช้ในการทำงานประจำวัน
สิ่งสำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้ก็คือ การวางระบบจูงใจที่เหมาะสม ในการผลักดันให้เกิดผลสำเร็จของการทำโครงการไคเซ็น วิธีการจูงใจที่เหมาะสมนั้น ไม่จำเป็นว่าจะต้องจูงใจด้วยเงินหรือสิ่งของมีค่าเสมอไป เพราะถ้าเราเน้นการจูงใจด้วยวิธีนี้มากเกินไป จะทำให้วัตถุประสงค์ของโครงการไคเซ็นเปลี่ยนไป เนื่องจากเราต้องการให้พนักงานช่วยกันส่งข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงงานของตนเอง ไม่ใช่ส่งเพื่อประกวดความคิดชิงรางวัล ดังนั้น เราต้องคอยตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการอยู่เสมอว่าได้ผิดไปจากวัตถุประสงค์ของไคเซ็นหรือไม่
การจูงใจที่เหมาะสมคืออะไร? คำตอบนี้เราต้อง ""ถาม"" พนักงานของเราเอง การ ""ถาม"" ที่ว่านี้หมายถึงเราต้องทำการสำรวจทัศนคติของพนักงานว่าเขามีความพึงพอใจองค์การในส่วนไหนบ้าง และต้องการให้องค์การปรับปรุงตรงไหนบ้าง เพราะการจูงใจในสิ่งที่พนักงานพึงพอใจอยู่แล้ว ย่อมไม่ดึงดูดให้พนักงานสนใจเข้าร่วมกิจกรรม แต่ถ้าเราจูงใจพนักงานด้วยสิ่งที่เขาขาดหรือต้องการ ย่อมทำให้พนักงานมีแรงกระตุ้นที่จะเข้าร่วมกิจกรรมได้เป็นอย่างดี